Žmogiškųjų išteklių įrašų valdymas organizacijoje ar įmonėje – personalo ir darbo eigos tvarkymas

Bendrasis apibrėžimas sako, kad žmogiškųjų išteklių valdymas yra personalo dokumentų tvarkymo procesas. Ši tema aktuali tiek individualiems verslininkams, tiek juridiniams asmenims. Dokumentai turi griežtus įstatymų leidybos standartus, o į aprašytas taisykles turėtų atsižvelgti visi įmonių vadovai ir žmogiškųjų išteklių skyriai. Padedant personalo administracijai, bus galima optimizuoti personalo valdymo procesą, organizuoti kiekvienos komandos darbą ir supaprastinti ataskaitų teikimo tvarką..

Kas yra HR administracija

Žmogiškųjų išteklių valdymo pagrindai apima visą dokumentų rengimo procesą, jų pildymą, atskaitomybę apie įmonėje dirbančius darbuotojus. Kiekvienas paskelbtas leidimas turi teisinę galią, įskaitant tas, kurios yra suformuotos pagal darbuotojo prašymą. Personalo gamyba dažnai užsiima personalo gamyba, kurios funkcijos yra toks personalo darbas:

  • darbo užmokesčio apskaita;
  • atostogų, nedarbingumo atostogų registravimas;
  • pažymėjimų rengimas.

Tikslai ir siekiai

Šio personalo skyriaus tikslai ir uždaviniai yra šie:

Darbo kryptis

Darbuotojų užduotys

Apskaita, registracija, kontrolė

Darbuotojų skaičiaus apskaitos tvarkymas, registracija į darbą, atleidimas

Darbo reglamentavimas

Susipažinimas su pareigomis, darbo vietos, patalpų pasirinkimu

Koordinavimas, mokymas

Kursų vedimas, mokymai, pažangūs mokymai, perkvalifikavimas, atlikimo patikrinimas

Darbas su dokumentais

Šio skyriaus specialistai užsiima dokumentų, knygų sudarymu, darbo grafikų tvarkymu, registravimu

Organizacija

Veiklos organizavimas pagal instrukcijas

Teisinis reguliavimas

Personalo darbą reglamentuoja daugybė norminių įstatymų, įsakymų ir taisyklių rinkinys regioniniu ar valstybiniu lygiu. Nesilaikant norminių reikalavimų, tai pažeidimas. Pagrindiniai personalo auginimo norminiai aktai:

  • valstybinis darbo knygų reglamentas (2003);
  • raštinės ir dokumentų tvarkymo taisyklės nuo 2009 m .;
  • federalinis dokumentų tvarkymo vadovas darbuotojams;
  • bendrieji reikalavimai, patvirtinti ministerijų įsakymu.

Žmonės dirba su dokumentais

Įmonės teisinė bazė

Kiekvienoje įmonėje naudojama dokumentacijos serija, reglamentuojanti viso personalo darbą. Dokumentų judėjimas ir jų rengimas vykdomas pagal instrukcijas, aukščiau nurodytą norminę bazę. Teisinę įmonės struktūrą galima suskirstyti į penkias pagrindines kategorijas, kurias reguliuoja įmonės vidaus užsakymai:

  • įmonės įstatai;
  • darbo grafikas;
  • asmens duomenų apsaugos standartai;
  • darbo apsauga (reglamentuojama federalinio archyvo dekretu);
  • personalo darbo grafikas (ir personalo dokumentai).

HR dokumentų tvarkymas organizacijoje

Suvienodintos vertybinių popierių apskaitos sistemos įmonėse yra suskirstytos į tris pagrindines kategorijas, tarp kurių yra vidaus taisyklės, personalo ir atlyginimų nuostatai. Pirmajai kategorijai priskiriama vertybinių popierių apyvarta atostogų grafike, pildant dokumentus apie darbo grafiką. Antroji pastraipa yra bendresnė ir joje yra nuostata dėl sutarčių ir dokumentų apskaitos principų rengimo. Darbo užmokesčio reglamentas reglamentuoja visus klausimus, susijusius su darbo užmokesčio, priemokų, nedarbingumo atostogų, atostogų ir išeitinių išmokų išmokėjimu atleidžiant iš darbo.

Personalo forma T-3

Personalo forma T-3 yra vienos rūšies popierius, apibūdinantis visą įmonės ar įmonės personalo struktūrą. Stulpeliuose pateikiami duomenys apie visą darbuotojo vardą, pavardę, pareigas, padalinį, kuriame jis nurodytas. Pagal normines ir įstatymines normas ten yra nustatyta oficiali specialisto alga. Bet kokius registracijos proceso pakeitimus apskaitos skyrius turėtų nurodyti šioje personalo lentelėje pagal T3 formą. Užpildymo instrukcijose visada pateikiamos kiekvieno stulpelio rekomendacijos. Iš viso dokumente yra 5 informacijos punktai.

Darbo grafikas

Darbo grafikas yra dokumentas, patvirtinantis specialisto kasdienybę. Darbo eigą lemia galvos grafikas. Tai apima klausimus apie būtinybę atlikti patikrinimą pagal galiojančius įstatymus, apie pietus ir pertraukas, apie pranešimus. Kai kuriose įmonėse tarnautojas reikalauja ataskaitos kiekvieną savaitę ar mėnesį (dokumentas turi būti patvirtintas darbuotojo ir verslo vadovo parašais po patikrinimo). Sudaromas būsimo darbo laikotarpio planas, grafikas. Darbuotojų laiko stebėjimas.

Darbo sutartis

Darbo sutartis yra civilinio tipo dokumentas, surašomas tarp būsimo darbuotojo ir darbdavio. Tipiškos šio tipo dokumentų formos nėra tariamos, o sutartis užpildoma laisva forma, nurodant kvalifikaciją (pareigas) ir darbo laiką. Ten parašytas ir būtinas rezultatas. Pagal teisinius standartus šios rūšies dokumentai yra labai panašūs į pirkimo dokumentus, nes juose nurodomas galutinis darbo rezultatas, o ne jo struktūra. Darbuotojų atleidimas turi būti baigtas tik prieš pasibaigiant darbo sutarčiai.

Personalo įsakymai

Darbuotojų atkūrimas į pareigas, specialistų įdarbinimas vykdomas pagal personalo nurodymus. Šios rūšies dokumentas numato personalo paskyrimą skyrių specialistų pareigoms užimti ir kitam judėjimui. Rengiant instrukcijas ir įsakymus dalyvauja personalo skyriaus darbuotojai ir vyresnieji darbuotojai. Vietinius sprendimus priima įmonės vadovai / administratoriai. Užsakymai turi vieną formą, ją nustato norminė bazė. Iki laikymo laiko popierius turėtų būti apskaitos skyriuje arba personalo skyriuje iki penkerių ar daugiau metų (priklausomai nuo užsakymo tipo).

Darbo aprašymai

Pareigybių aprašymai – tai dokumentas, kuriame nustatyta šalių (darbuotojo ir darbdavio) atsakomybė, taip pat pateikiama informacija apie konkretaus specialisto nurodymus ir pareigas jo užimamose pareigose. Jie patvirtinami organizacijos antspaudu ir atsakingo asmens parašu. Šiam dokumentui reikia trijų egzempliorių. Vienas lieka personalo skyriuje, kitas – pas vykdytoją, o trečias – konkretaus skyriaus vadovui ar administratoriui. Šio įsakymo tikslas yra optimizuoti personalo valdymo procesus įmonėje.

Vyras duoda rašiklį kitam

Kaip organizuoti biuro darbą personalo tarnyboje

Teisingas personalo dokumentų tvarkymas reiškia aukštą atsakomybės lygį. Personalo skyriaus darbuotojai turi įsitikinti, kad pasirašymo datos atitinka faktines. Darbo knygų, kitų personalo dokumentų tvarkymą galite patikėti užsakomųjų paslaugų įmonėms. HR pareigūnų pareigos:

  • sudaryti darbo grafiką, apskaitos dokumentus, susijusius su atostogomis;
  • sudaryti darbo apsaugos dokumentus (reikalingi valstybės įstaigoms);
  • ruošti ir rašyti užsakymus;
  • darbo užmokesčio apskaitos ir kontrolės priemokų išmokos.

Žmogiškieji ištekliai

Personalo tarnyba vykdoma tada, kai visą apskaitą ir patvirtinimą atlieka tik samdyti darbuotojai iš žmogiškųjų išteklių skyriaus. Šis popierizmo būdas tinka įmonėms ir įmonėms, kuriose dirba 20–30 žmonių. Valstybiniai standartai reikalauja griežtai laikytis visų įsakymų formos ir kitų reikalavimų, kitaip juridinis asmuo gali gauti baudą. Paslaugų sektoriuje, kur viename juridiniame asmenyje yra įregistruota iki 30 žmonių, pelningiau yra naudotis užsakomųjų paslaugų įmonėmis..

Pritraukiame HR užsakomųjų paslaugų įmonių specialistus

Pritraukdami specialistų iš užsakomųjų paslaugų įmonės žmogiškiesiems ištekliams, sutaupysite pinigų ir sumažės bendras darbuotojų skaičius. Nepriklausomi ekspertai atlieka visą reikalingą užsakymų, tvarkaraščių rengimo darbą. Jie tvarko specialų žurnalą ir reglamentuoja kiekvieno įmonės specialisto darbą. Personalo valdymo perkėlimas pasižymi tuo, kad juridinis asmuo neturi savo personalo skyriaus, ir už nedidelį mokestį šią užduotį paveda atskirai komandai..

Personalo apskaita nuo nulio žingsnis po žingsnio

Norėdami vesti personalo skyriaus dokumentus, reikia raštinės įrangos ir biuro. Svarbu turėti stiprų seifą. Nutarime turi būti paskirtas dokumentų tvarkymo sistemos vadovas. Po to formuojasi vidiniai aktai. Kiekvienam įmonės darbuotojui būtina turėti atskirą aplanką, kuriame bus saugoma jo darbo knyga. Personalo dokumentų tvarkymas reikalauja, kad šie dokumentai būtų saugomi per visą specialisto buvimo vietą. Per visą skyriaus veiklą informacija įrašoma į knygas, sudaromi įsakymai.

HR reikalavimai

Personalo valdymas yra gana sudėtingas procesas, reikalaujantis tam tikrų teorinių, praktinių įgūdžių. Šios pareigybės norminiame kontekste yra sąlygų, kuriomis specialistas gali užimti šią poziciją, sąrašas. Švietimo įstaigos neišskiria atskiro profilio, nes tai yra personalo įrašų tvarkymas. Veiklai žmogiškųjų išteklių skyriuje yra tinkami vadovai, administratoriai. Taigi darbdaviai yra paskiriami žmonės, turintys teisinį išsilavinimą, informacijos apsaugai ar dokumentų tvarkymui.

Personalo pareigūno teisės ir pareigos

Pirmoji tokių pareigūnų pareiga yra žinoti teisinę bazę, laikytis nustatytų apskaitos taisyklių. Pirmiau buvo paminėti straipsniai, federaliniai įstatymai, kurių reikia laikytis tvarkant personalo įrašus. Personalo darbuotojas turi teisę gauti informaciją iš darbuotojų, peržiūrėti asmeninius aplankus, pamatyti apskaitos knygą (atlyginimas). Šios srities specialistų autoritetas apima parašų pasirašymą, bendradarbiavimą su darbdaviais, siekiant pagerinti darbuotojų veiklą.

HR administracija

Šiandien personalo įrašų tvarkymas vykdomas raštu ir skaitmeniniu formatu. Dokumentaciją pasirašo asmeniškai įgalioti darbuotojai. Dokumentams tvarkyti naudojami valstybiniai standartai, kurie suvienodina visus šablonus ir formas. Būtina atsižvelgti į GOST R 6.30-2003 ir GOST R 7.0.8-2013 normas. Svarbūs dokumentai laikomi specialiuose aplankuose arba metaliniuose seifuose. Priklausomai nuo įmonės apimties ir masto, specialistai turi laikytis skirtingų ataskaitų teikimo dažnumo reikalavimų.

Mergaitė dirba su stalu

Personalo paieška ir registravimas

Iš pradžių, prieš registruodamiesi darbuotojai, turite susirasti specializuotą personalą, kuris atitiktų griežtus kriterijus (jie turėtų būti susiję su darbo specifika). Norėdami tai padaryti, naudokite specializuotus biurus, agentūras, darbo paieškos svetaines, darbo biržą ar privačius skelbimus laikraščiuose, žiniasklaidoje, svetainėse. Po to sudaromi privalomi personalo dokumentai, vykdomas vykdymas, pasirašoma darbo sutartis ar sutartis.

Nuomos etapai

Žmonių registravimo į pareigas procedūros prasideda duomenų įvedimu į specialų žurnalą. Darbo laiko apskaitos žiniaraštyje įrašoma informacija apie patirtį, darbo patirtį, anksčiau užimtas pareigas. Patvirtinus, įsakymas skirti asmenį į tam tikras pareigas. Paskutinis etapas yra asmeninio aplanko suformavimas, verslo rinkimas įmonėje, skyriuje. Sutartyje nurodoma informacija apie pareigas, apie atlyginimą pašte.

Asmeninės kortelės ir darbuotojo asmens bylos formavimas

Į personalo dokumentų tipus įeina darbuotojo asmens kortelė. Jame yra visa informacija apie šeimyninę padėtį, vardas ir pavardė, ten taip pat įklijuota nuotrauka ir užregistruota gimimo data. Visa tai daro darbdaviai, norėdami suformuoti duomenų paketą apie kiekvieną įmonės personalo narį. Remiantis įstatymais, šie duomenys negali būti perduoti tretiesiems asmenims. Asmeninėms byloms tvarkyti naudojami aplankai, spintelės ar net metaliniai seifai (atsižvelgiant į įmonės biuro įrangos lygį).

HR žurnalai

Popieriniai spausdinti produktai padeda susisteminti ataskaitas, supaprastina darbo eigą. Dokumentacija popierinių žurnalų forma apima šias rūšis:

  • dėl dokumentų, popierių, kurie pristatomi įmonei ar įmonei, kontrolės;
  • kontroliuoti laiką, verslo kelionių laikotarpius;
  • kontroliuoti bet kokius užrašus, teiginius;
  • darbo įrašų įrašai.

Darbo knygų tvarkymas

Personalo apskaita įpareigoja specialistus vesti darbo knygos įrašus. Visi įrašai saugomi, jei asmuo įmonėje yra oficialiai įregistruotas. Darbuotojas gauna darbo knygą atleisdamas iš darbo. Šioje dokumentacijoje užfiksuoti visi pakeitimai, susiję su pareigomis, apdovanojimais. Į žmogiškųjų išteklių administravimo mokymą nuo nulio įeina privalomi punktai apie darbo knygų registravimo teisingumą. Visas klaidas taiso darbuotojai. Jei jie bus rasti, specialistams gali būti pareikštas kaltinimas padarius administracinį pažeidimą.

Dokumentų sisteminimas ir saugojimas

Dokumentų auditui ir saugojimui buvo sukurtos atskiros įstatymų normos. Svarbu paminėti Federalinio archyvavimo įstatymo 17 straipsnį. Jame paaiškinama, kad įmonių ir įmonių vadovybė turi pasirūpinti, kad reikiamu laikotarpiu būtų išsaugoti archyviniai dokumentai. Laikymo laikotarpis yra nustatytas įstatymais ir atitinka valstybinius standartus. Popierinės dokumentacijos vientisumui užtikrinti naudojami metaliniai ugniai atsparūs seifai, spintelės.

Jei reikia, duomenys iš dokumentų perduodami Rusijos Federacijos valstybiniam statistikos komitetui. Popieriaus apyvartos automatizavimas, skaitmeninimas yra viena iš pagrindinių krypčių optimizuojant valstybės darbo valdymo procesą. Šiandien dauguma ataskaitų nėra popierinės formos. Tai neatleidžia įmonių vadovų, vadovų pareigų prižiūrėti archyvą vienerius, trejus, penkerius ar daugiau metų..

Dokumentai aplankuose

Elektroniniai personalo įrašai

Naudojant elektroninius personalo įrašus, svarbu laikytis dokumentų saugumo sąlygų ir pagal asmens duomenų apsaugos įstatymą sumažinti prieigą prie archyvo. Elektroninis registravimas turi keletą privalumų:

  1. greita prieiga prie dokumentų;
  2. failų apsauga slaptažodžiu;
  3. norint sutaupyti popieriaus, nereikia pirkti seifų;
  4. vietos taupymas biurų pastate – 10 tūkstančių ar daugiau dokumentų galima laikyti kietajame diske;
  5. laiko taupymas – pasirašykite, bet kurį dokumentą per 1–2 minutes galite rasti savo kompiuterio kietajame diske.
Įvertinkite straipsnį
Dalinkis draugais
Svarbiausios ekspertų rekomendacijos
Pridėti komentarą

Spustelėdamas mygtuką „Pateikti komentarą“ sutinku, kad būtų tvarkomi asmens duomenys ir sutinku su privatumo politika